Jira도 Redmine도 써봤지만 결국 Notion으로 정착한 이유 (협업툴 도입 실패와 교훈)

 

 

"협업툴 뭐 써요? Jira? Redmine?"
"이슈 트래커 도입했는데 왜 아무도 안 쓰죠?"
"기능은 좋다는데 막상 우리 팀엔 안 맞던데요."

 

 

협업툴을 한 번이라도 직접 도입해 본 분이라면 공감하실 겁니다.

좋다는 툴을 야심 차게 들여놨는데, 몇 달 뒤에 보면 정작 쓰는 사람은 도입한 본인뿐인 상황 말입니다.

저도 그 길을 그대로 밟았습니다.

 

저는 Jira와 Redmine을 둘 다 실무에서 써봤습니다.

둘 다 훌륭한 도구라는 데에는 이견이 없습니다.

다만 제 경우에는 둘 다 어딘가 불편했고, 여러 번의 시행착오 끝에 지금은 Notion으로 정착했습니다.

이 글은 어떤 툴이 정답이라는 이야기가 아니라, 제가 왜 그렇게 흘러왔는지에 대한 경험담입니다.

 

그래서 기능 명세를 줄줄이 나열하기보다,

실제로 써보면서 부딪힌 지점들과 거기서 배운 것을 적어보려 합니다.

협업툴 도입을 고민 중이신 분들께 참고가 되면 좋겠습니다.

📋 목차

1. 일단 협업툴은 다 좋습니다, 문제는 '우리 팀'
2. Redmine - 기능은 충분한데 손이 안 갔습니다
3. Jira - 강력한데 너무 느렸고, 진입 장벽이 높았습니다
4. JQL을 배워야 원하는 걸 찾는다는 부담
5. 진짜 문제는 툴이 아니라 '도입 방식'이었습니다
6. 모두의 의견을 받으면 안 쓰느니만 못합니다
7. 그래서 Notion으로 정착했습니다
8. 실전 구성 두 가지 - 트렐로+노션 vs 노션 올인원
9. Notion이라고 완벽하진 않습니다
10. 정리 - 협업툴 고를 때 제가 다시 본다면

1. 일단 협업툴은 다 좋습니다, 문제는 '우리 팀'

먼저 분명히 해두고 싶은 게 있습니다. Jira도 Redmine도 나쁜 도구가 아닙니다. 오히려 각자의 영역에서는 최고에 가깝습니다. Jira는 애자일 개발 관리의 사실상 표준이고, Redmine은 오랜 시간 검증된 오픈소스 이슈 트래커입니다.

그래서 "어떤 툴이 더 좋냐"는 질문은 사실 반쪽짜리입니다. 중요한 건 '우리 팀이 실제로 그 툴을 굴릴 수 있느냐'입니다. 아무리 좋은 장비도 팀이 안 쓰면 그냥 비싼 장식이 되니까요. 제가 부딪힌 벽도 대부분 기능이 아니라 이 지점에 있었습니다.

2. Redmine - 기능은 충분한데 손이 안 갔습니다

Redmine부터 이야기하면, 기능 자체는 부족함이 없었습니다. 이슈 트래킹, 간트 차트, 위키, 다중 프로젝트 관리까지 웬만한 건 다 됩니다. 오픈소스라 자체 서버에 올려두고 마음대로 쓸 수 있다는 것도 분명한 장점입니다.

문제는 UX와 UI였습니다. 솔직히 말해 화면이 너무 투박하고 예쁘지가 않았습니다. 기능은 다 있는데 쓸 때마다 손이 안 가는, 그런 느낌이요. 저야 개발자니까 적응하면 그만이지만, 함께 쓰자고 팀원들에게 권할 때가 문제였습니다. 화면을 처음 본 사람들의 표정에서 이미 답이 나오더군요.

 

 

💡 UI는 단순한 취향 문제가 아닙니다

협업툴에서 화면이 직관적이지 않다는 건 곧 진입 장벽입니다.

비개발 직군이나 새로 합류한 팀원이 "어, 이거 좀 어렵네"라고 느끼는 순간,

그 사람은 결국 다시 메신저와 엑셀로 돌아갑니다.

디자인이 안 예쁜 건 생각보다 치명적입니다.

 

3. Jira - 강력한데 너무 느렸고, 진입 장벽이 높았습니다

그래서 Jira로 눈을 돌렸습니다. 사실 Jira는 클라우드가 익숙해지기 한참 전, 회사 서버에 직접 올려 쓰는 설치형(Server) 시절부터 만져봤습니다. 지금이야 아틀라시안이 서버 제품을 접고 클라우드와 데이터센터로 정리했지만, 그때는 직접 설치하고 플러그인 붙여가며 운영하던 기억이 있습니다. 그만큼 오래 본 도구라는 이야기입니다.

기능과 생태계는 역시 명불허전이었습니다. 보드, 스프린트, 워크플로 커스터마이징, 수많은 연동까지. 규모 있는 개발 조직이 왜 Jira를 쓰는지 충분히 이해됐습니다.

그런데 제 경험에서 가장 컸던 불편은 속도였습니다. 화면을 넘길 때마다 한 박자씩 기다려야 하는 느낌이 있었고, 그 작은 지연이 하루에도 수십 번 쌓이니 은근히 피로했습니다. 가볍게 메모하듯 쓰고 싶을 때는 특히 부담스러웠습니다.

그리고 무엇보다, Jira는 처음 접하는 사람에게 결코 친절한 도구가 아니었습니다. 기능이 많은 만큼 메뉴도 복잡하고, 개념(에픽, 스토리, 스프린트 등)을 어느 정도 알아야 길을 잃지 않습니다. 도입한 저조차도 한참을 헤맸으니, 다른 팀원들은 말할 것도 없었습니다.

4. JQL을 배워야 원하는 걸 찾는다는 부담

Jira에서 제 발목을 가장 크게 잡은 건 '검색'이었습니다. 이슈가 쌓이기 시작하면 원하는 문서나 작업을 찾는 게 일이 됩니다. 그런데 제대로 찾으려면 JQL(Jira Query Language)이라는 전용 쿼리를 어느 정도 다룰 줄 알아야 했습니다.

저는 SQL을 오래 다뤄왔으니 JQL 자체가 어렵진 않았습니다. 문제는 그게 아닙니다. '쿼리를 배워야 내가 원하는 걸 찾을 수 있는 도구'를, 쿼리를 모르는 팀원들에게 어떻게 쓰라고 하느냐는 거죠. 협업툴은 결국 다 같이 쓰는 물건인데, 검색 한 번 하려고 쿼리 문법을 배워야 한다면 그건 이미 진입 장벽이 너무 높은 겁니다.

 

 

📌 핵심
도구의 강력함과 팀 전체의 접근성은 자주 충돌합니다.

강력한 검색이 쿼리 학습을 전제로 한다면,

그 강력함은 소수에게만 의미가 있습니다.

협업툴에서는 '누구나 바로 찾을 수 있느냐'가 기능 개수보다 중요할 때가 많습니다.

 

5. 진짜 문제는 툴이 아니라 '도입 방식'이었습니다

여러 번 실패하고 나서야 깨달은 게 있습니다. 제가 툴을 잘못 고른 것도 있지만, 더 근본적인 문제는 '도입을 어떻게 하느냐'였습니다.

제가 협업툴을 도입하려던 이유는 분명했습니다. 복잡한 설정과 깊은 기능은 도입자인 제가 떠안고, 나머지 팀원들은 그저 편하게 두 가지만 하면 되는 구조를 만들고 싶었습니다. 바로 '업무 배분'과 '문서(작업) 찾기'입니다. 팀원 입장에서는 내 할 일이 뭔지 보이고, 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있으면 충분합니다.

그런데 막상 도입할 때는 자꾸 반대로 갔습니다. 모든 기능을 다 켜고, 모두가 모든 걸 이해해야 한다는 식으로 접근하니, 정작 가장 중요한 '쉬운 사용'이 뒤로 밀렸습니다.

6. 모두의 의견을 받으면 안 쓰느니만 못합니다

가장 뼈아팠던 교훈은 이겁니다. 도입 단계에서 이 사람 저 사람 의견을 다 받으면, 그 협업툴은 안 쓰느니만 못한 물건이 됩니다.

좋은 마음으로 "다들 어떤 기능이 필요하세요?"라고 물으면, 저마다 다른 요구가 쏟아집니다. 누구는 이 필드가 필요하고, 누구는 저 워크플로가 있어야 하고, 누구는 그런 거 다 귀찮으니 그냥 메신저가 낫다고 합니다. 그 의견을 다 반영하다 보면 화면은 점점 복잡해지고, 결국 아무도 만족하지 못하는 누더기가 됩니다. 복잡해진 툴은 당연히 아무도 안 씁니다.

차라리 도입하는 사람이 구조를 단순하게 정하고, 팀원에게는 딱 필요한 동선만 노출하는 편이 낫습니다. 협업툴 세팅은 민주주의가 아니라, 한 사람이 책임지고 단순하게 설계해야 하는 영역에 가깝다고 지금은 생각합니다.

7. 그래서 Notion으로 정착했습니다

이런 시행착오 끝에 지금 제가 쓰는 건 Notion입니다. 거창한 이유가 있어서가 아니라, 앞서 부딪힌 불편들이 Notion에서는 덜했기 때문입니다.

- 화면이 깔끔하고 직관적이라, 팀원에게 권할 때 거부감이 적었습니다.
- 무겁지 않아 가볍게 메모하듯 쓰기 좋았습니다.
- 검색이 쉬워서, 쿼리 문법 같은 걸 배우지 않아도 원하는 문서를 찾을 수 있었습니다.
- 제가 데이터베이스와 템플릿으로 구조를 짜두면, 팀원은 그 안에서 업무 배분과 문서 찾기만 편하게 하면 됐습니다.

제가 원래 만들고 싶었던 그림, 즉 '도입자가 구조를 책임지고 나머지는 쉽게 쓰는' 형태가 Notion에서 가장 자연스럽게 만들어졌습니다. 결국 제게 맞았던 건 가장 기능이 많은 툴이 아니라, 팀이 가장 거부감 없이 쓸 수 있는 툴이었습니다.

8. 실전 구성 두 가지 - 트렐로+노션 vs 노션 올인원

그럼 구체적으로 어떻게 쓰면 되느냐. 제가 실제로 오가며 써본 구성은 크게 두 가지입니다. 둘 다 충분히 쓸 만하고, 각자 장단이 분명합니다.

첫 번째는 트렐로(Trello)로 칸반 보드를 쓰고, 문서 정리는 Notion으로 나누는 방식입니다. 트렐로는 카드를 끌어다 놓는 칸반이 워낙 직관적이라, 업무 배분과 진행 상황 보기에 손이 덜 갑니다. 누가 봐도 바로 이해하니 팀원에게 권하기도 편합니다. 대신 단점은 툴이 둘로 나뉜다는 점입니다. 작업은 트렐로에서 보고 문서는 Notion에서 찾으니, 왔다 갔다 하는 번거로움이 생깁니다.

두 번째는 Notion 하나에서 칸반 보드와 문서 정리를 모두 해결하는 방식입니다. Notion의 데이터베이스를 보드 뷰로 만들면 칸반이 되고, 같은 공간에 문서까지 함께 둘 수 있습니다. 모든 게 한곳에서 끝나니 일단 자리만 잡히면 정말 편합니다. 대신 초기 세팅에 손이 많이 갑니다. 데이터베이스 구조와 뷰, 템플릿을 직접 짜야 하니까요.

반응형

구성	트렐로 + Notion	Notion 올인원
초기 세팅	쉬움 (손이 덜 감)	번거로움 (손이 많이 감)
칸반 직관성	매우 좋음	좋음 (보드 뷰)
작업·문서 통합	분산 (툴 2개)	한곳에서 끝남
일상 사용 편의	오가는 번거로움	매우 편함

정리하면, 전자는 도입은 쉽지만 작업과 문서가 분산되는 게 걸리고, 후자는 세팅이 빡세지만 한번 자리 잡으면 가장 편합니다. 저는 처음엔 손이 덜 가는 트렐로+Notion으로 시작했다가, 결국 오가는 게 귀찮아 Notion 올인원으로 넘어갔습니다. 다만 세팅할 여유가 없는 상황이라면 트렐로+Notion으로 가볍게 시작하는 것도 충분히 좋은 선택입니다.

9. Notion이라고 완벽하진 않습니다

물론 Notion이 만능이라는 이야기는 아닙니다. 전문적인 이슈 트래킹이나 애자일 보드, 정교한 워크플로 자동화가 핵심인 팀이라면 Jira 쪽이 훨씬 강합니다. 데이터를 외부에 두기 어려운 보안 요건이 있다면 자체 호스팅이 가능한 Redmine이 답일 수도 있고요.

대규모 데이터에서 Notion이 무거워지는 순간도 있고, 정밀한 권한 관리나 개발 도구 연동에서는 아쉬운 부분도 있습니다. 그래서 이건 어디까지나 '제 팀, 제 업무 방식'에 맞았다는 이야기지, 모두에게 Notion을 권하는 글은 아닙니다.

10. 정리 - 협업툴 고를 때 제가 다시 본다면

같은 고민을 하는 분께, 제 경험을 토대로 몇 가지만 정리해 드리겠습니다.

먼저 기능 개수보다 '우리 팀이 거부감 없이 쓸 수 있는가'를 먼저 보시길 권합니다. 도입자만 깊이 쓰고 팀원은 핵심 동선(업무 배분, 문서 찾기)만 쉽게 하도록 구조를 단순하게 설계하는 게 좋습니다. 그리고 도입 단계에서 모두의 의견을 다 받아 기능을 늘리는 건 피하시길 바랍니다. 단순함이 깨지는 순간 아무도 안 쓰게 되니까요.

좋은 툴은 많습니다. 다만 우리 팀이 실제로 굴릴 수 있는 툴은 그중 일부입니다. 저는 그 답을 Notion에서 찾았지만, 여러분의 답은 다를 수 있습니다. 중요한 건 화려한 기능표가 아니라, 한 달 뒤에도 팀원들이 여전히 그 툴을 열어보고 있느냐일 겁니다.

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